1. Rekisterinpitäjä

Mikkelin Agilityharrastajat ry (myöhemmin viitattuna MAH ry)

Raviradantie 26,

50100 Mikkeli

Y-tunnus 1479509-4

Ajankohtaiset yhteystiedot ovat katsottavissa yhdistyksen nettisivuilta.

2. rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Mikkelin Agilityharrastajat ry (myöhemmin viitattuna MAH ry)

Raviradantie 26,

50100 Mikkeli

Y-tunnus 1479509-4

Ajankohtaiset yhteystiedot ovat katsottavissa yhdistyksen nettisivuilta.

3. rekisterin nimi

MAH ry:n jäsen-, asiakas-, tapahtuma- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta MAH ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen tai henkilön suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

– ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

– jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailu- ja koetoiminta sekä jäsenmaksujen hallinta

– harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen

– toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai MAH ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on MAH ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Jäsenrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

– Alaikäisen jäsenen osalta

– Tarpeelliset huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen

– Alaikäisen huoltajan nimi, ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

– Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot

– Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

– Tiedot osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista

– Suostumus tiedotteiden vastaanottamiseen

– Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

– nimi, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

MAH ry käsittelee seuraavia henkilötietoja tapahtumien, koulutusten, kurssien ja kokeiden järjestämiseksi:

– nimi

– yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero 

– jäsenyyden tyyppi (henkilöjäsen, ei-jäsen)

– mahdolliset erityistarpeet

– tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin sekä laskutuksen

6. TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana taikka Flomembers-käyttäjän liittyessä esim. alaikäisen jäsenen jäsentilin käyttäjäksi. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa MAH ry:lle.

Henkilötietoja saadaan myös kilpailuilmoittautumisten kautta, jolloin rekisteröity itse ilmoittaa tiedot kilpailuilmoittautumisensa yhteydessä (Kitu, Virkku). 

7. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman toteutukseen liittyvien sidosryhmien kesken. Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen järjestämään toimintaan, kuten esimerkiksi kilpailuihin ja koulutuksiin, asiakas antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö-, ja tuloslistat sekä mahdolliset valokuvat yhdistyksen viestintäkanavissa sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Agilityliiton Kitu, Palveluskoiraliiton Virkku) sähköisiä palveluita, joiden avulla rekisterinpitäjä hallinnoi tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja viestintää.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Flomembers) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, ja jäsenviestintää. FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. 

Luovutamme henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle seuraavasti:

– Asiakasrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Järjestelmän palveluntarjoaja on huolehtinut siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käyttää EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8. SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

– Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne on tarpeen

– Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne on tarpeen

– Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään

Tiedot henkilöiden osallistumisesta kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin ovat eri yhdistyksen eri vastuu- ja toimihenkilöiden sekä kisaorganisaatioiden käytössä järjestelytehtävien ajan, jonka jälkeen ne hävitetään, ellei tietojen säilyttämiseen ole erillistä laillista perustetta (esimerkiksi Palveluskoiraliiton tai Agilityliiton ohjeet tai kirjanpitolain mukaiset säilytysajat).

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri/ palvelutarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

– Verkkoliikenne on SSL-suojattu

– Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina

– Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

– Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

– Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

– Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

– Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

10. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 5.6.2024.